電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理,，其他活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的,。凡是注日期的引用文件,，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件,。
GB/T 2828.1—2012 計(jì)數(shù)抽樣檢驗(yàn)程序 第1部分：按接收質(zhì)量限（AQL）檢索的逐批檢驗(yàn)抽樣計(jì)劃（ISO 2859-1：1999，IDT）
GB/T 7156—2003 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)
GB/T 9704—2012 黨政機(jī)關(guān)公文格式
GB/T 11821—2002 照片檔案整理規(guī)范
GB/T 11822—2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T 12628—2008 硬磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器通用規(guī)范
GB/T 17678—1999 CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ),、歸檔與檔案管理要求
GB/T 20988—2007 信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范
GB/T 26163.1—2010 信息與文獻(xiàn) 文件管理過(guò)程 文件元數(shù)據(jù) 第1部分：原則（IS0 23081-1,，IDT）
GB/T 29194—2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求
DA/T 13—1994 檔號(hào)編制規(guī)則
DA/T 15—1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
DA/T 18—1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T 28—2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范
DA/T 32—2005 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則
DA/T 38—2008 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范
DA/T 46—2009 文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案
DA/T 47—2009 版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求
ISO 13008：2012 信息與文獻(xiàn) 數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過(guò)程（Information and documentation — Digital records conversion and migration process）
ISO/TR 13028：2010 信息與文獻(xiàn) 檔案數(shù)字化實(shí)施指南（Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records）
ISO 16175.2：2011 信息與文獻(xiàn) 電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求 第2部分：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)指南與功能要求（Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2：Guidelines and functional requirements for digital records management systems）
ISO 16175.3：2010 信息與文獻(xiàn) 電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求 第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案管理指南與功能要求（Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part3：Guidelines and functional requirements for records in business systems）
3.1 電子文件 electronic document國(guó)家機(jī)構(gòu),、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中,，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理,、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄,。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu),、背景組成,。3.2 電子檔案 electronic records具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件（3.1）,。3.3 元數(shù)據(jù) metadata描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容,、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù),。注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010,，定義3.12,。構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個(gè)比特流,。[ISO 16175.2—2011,，3 術(shù)語(yǔ)和定義]示例：文書(shū)類(lèi)電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件,、定稿或修改稿,、公文處理單等。3.5 真實(shí)性 authenticity電子文件,、電子檔案的內(nèi)容,、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。電子文件,、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù),、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。電子文件,、電子檔案的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì),。電子文件,、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì),。3.9 業(yè)務(wù)系統(tǒng) business system形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),。示例：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng),、財(cái)務(wù)系統(tǒng),、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),、網(wǎng)站系統(tǒng),、電子郵件系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。3.10 電子檔案管理系統(tǒng) electronic records management system對(duì)電子檔案（3.2）進(jìn)行采集（3.11）,、歸檔（3.12）,、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),。對(duì)電子文件,、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。將具有憑證,、査考和保存價(jià)值且辦理完畢,、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權(quán)限向檔案部門(mén)提交的過(guò)程。按照國(guó)家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權(quán)交給國(guó)家檔案館的過(guò)程,。電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符的行為,。注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010，3.18,。3.15 轉(zhuǎn)換 conversion在維護(hù)真實(shí)性,、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過(guò)程,。注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010,，3.7。在維護(hù)真實(shí)性,、完整性和可用性的前提下,，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程。注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010,，3.13,。4.1 電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重,、便于利用和安全可靠的原則,。4.2 應(yīng)對(duì)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理,，確保電子檔案的真實(shí)性,、可靠性、完整性與可用性,。4.3 應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度,，明確相關(guān)部門(mén)電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工，主要包括以下四類(lèi)部門(mén)的職責(zé)與分工：a）檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度,，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求,，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門(mén)按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件,；負(fù)責(zé)電子文件歸檔和電子檔案編目,、管理和處置等各項(xiàng)工作；b）電子文件形成或辦理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集,、整理,、著錄和移交歸檔等工作；c）信息化部門(mén)負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能,，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),，為電子檔案管理提供信息化支持；d）保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理,。4.4 應(yīng)明確各門(mén)類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍,、時(shí)間、程序,、接口和格式等要求,。4.5 應(yīng)執(zhí)行規(guī)范的工作程序,，采取必要的技術(shù)手段，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理全過(guò)程實(shí)行監(jiān)控,。4.6 應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理,。5 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)5.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能5.1.1 應(yīng)能按6、7,、8.1～8.4給出的相關(guān)要求形成,、收集、整理,、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù),。5.1.2 應(yīng)內(nèi)置電子文件分類(lèi)方案、保管期限表等工具,，支持電子文件形成或辦理部門(mén)完整收集,、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。5.1.3 應(yīng)能以單個(gè)流式文檔集中記錄電子文件擬制,、辦理過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行的全部修改信息,。5.1.4 能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、存儲(chǔ)電子文件及其組件,，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。5.1.5 能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包,，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù),。5.1.6 能對(duì)已收集、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤,、審計(jì),。5.1.7 需通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)展電子檔案管理活動(dòng)時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T 29194—2012,、ISO 16175-3：2010等標(biāo)準(zhǔn)以及5.2給出的要求執(zhí)行,。5.2.1 電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照CB/T 29194—2012、DA/T 31,、ISO 13028—2010,、ISO 16175-2：2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。5.2.2 應(yīng)具備電子檔案管理配置功能,，包括分類(lèi)方案管理,、檔號(hào)規(guī)則管理、保管期限表管理,、元數(shù)據(jù)方案管理,、門(mén)類(lèi)定義等功能。5.2.3 應(yīng)具備電子檔案管理功能,，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集,、登記,、分類(lèi)、編目,、命名,、存儲(chǔ)、利用,、統(tǒng)計(jì)、鑒定,、銷(xiāo)毀,、移交、備份,、報(bào)表管理等功能,。5.2.4 應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證,、權(quán)限管理,、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等功能,。5.2.5 應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能,，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶(hù)和資源管理,、系統(tǒng)功能配置,、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等功能,。5.2.6 應(yīng)具備各門(mén)類(lèi)紙質(zhì)檔案管理功能,，包括對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序,、編制檔號(hào)等功能,。5.2.7 應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。5.3.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行,，滿(mǎn)足電子文件歸檔與電子檔案管理活動(dòng)的實(shí)際需求,。5.3.2 應(yīng)為檔案部門(mén)配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各門(mén)類(lèi)電子文件,、電子檔案?jìng)鬏敗⒗靡蟆?/section>5.3.3 應(yīng)配備電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件,、基礎(chǔ)軟件和存儲(chǔ),、備份等設(shè)備。5.3.4 應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施,，包括殺毒軟件,、防火墻等設(shè)備,。5.4.1 電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》、涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)等規(guī)定執(zhí)行,。5.4.2 應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度,，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為,。5.4.3 電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施,、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購(gòu)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)定,。5.4.4 支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離,，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過(guò)一次性寫(xiě)入光盤(pán)實(shí)施。5.4.5 嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專(zhuān)用離線存儲(chǔ)介質(zhì)及其用戶(hù),，定期查殺病毒,，監(jiān)控非授權(quán)用戶(hù)的登錄與操作行為。5.4.6 應(yīng)制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案,，明確職責(zé)分工和保障措施,，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制,。
6.1.1 反映單位職能活動(dòng),、具有查考和保存價(jià)值的各門(mén)類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔,。6.1.2 文書(shū)類(lèi)電子文件歸檔范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行,。6.1.3 照片、錄音,、錄像等聲像類(lèi)電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行,。6.1.4 科技類(lèi)電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,。6.1.5 各種專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件歸檔范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。6.1.6 郵件類(lèi)電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。6.1.7 網(wǎng)頁(yè),、社交媒體類(lèi)電子文件歸檔范圍可參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行,。6.2.1 應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔,。6.2.2 文書(shū)類(lèi)電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)按照DA/T 46—2009等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,，至少包括：a）題名、文件編號(hào),、責(zé)任者,、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限,、密級(jí),、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名,、計(jì)算機(jī)文件大小,、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)；b）記錄有關(guān)電子文件擬制,、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為,、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱(chēng)等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制,、辦理活動(dòng)包括：發(fā)文的起草,、審核、簽發(fā),、復(fù)核、登記,、用印,、核發(fā)等，收文的簽收,、登記,、初審、承辦,、傳閱,、催辦、答復(fù)等,。6.2.3 科技,、專(zhuān)業(yè)、郵件,、網(wǎng)頁(yè),、社交媒體類(lèi)電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)可參照6.2.2給出的要求執(zhí)行。6.2.4 聲像類(lèi)電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名,、攝影者,、錄音者、攝像者,、人物,、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述,、密級(jí),、計(jì)算機(jī)文件名等。
7.1 電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集7.1.1 應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成電子文件的收集,，聲像類(lèi)電子文件,、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門(mén)基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成,。7.1.2 應(yīng)齊全,、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致,，包括但不限于以下6個(gè)方面的要求：a）同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全,、完整；b）電子公文的正本,、正文與附件,、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全,、完整,，電子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有關(guān)要求；c）在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖,、裝配圖,、工程圖、物料清單,、工藝卡片,、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整,；d）聲像類(lèi)電子文件應(yīng)能客觀,、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等,；e）郵件,、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件的文字信息,、圖像,、動(dòng)畫(huà)、音視頻文件等應(yīng)齊全,、完整,，網(wǎng)頁(yè)版面格式保持不變。需收集,、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時(shí),，應(yīng)同時(shí)收集網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、維護(hù)手冊(cè)等,；f）以專(zhuān)有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí),，應(yīng)同時(shí)收集專(zhuān)用軟件,、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等,。7.1.3 以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸,、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集,、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件夾中,。7.1.4 應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照6.2.2、6.2.3給出的要求,，在電子文件擬制,、辦理過(guò)程中采集文書(shū)、科技,、專(zhuān)業(yè)等類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù),。7.1.5 可使用WPS表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照6.2.2 a）、6.2.4給出的要求著錄,、采集在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公,、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門(mén)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)，以及聲像類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù),。7.2.1 應(yīng)在電子文件擬制,、辦理或收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類(lèi),、排序、命名,、存儲(chǔ)等整理活動(dòng),，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理,。7.2.2 應(yīng)以件為管理單位整理電子文件,，也可根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行整理。整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián),。7.2.3 應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理,，聲像類(lèi)電子文件的整理由電子文件形成部門(mén)基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成,。 7.2.4 應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久,、定期30年和定期10年等,。7.2.5 電子文件分類(lèi)按照電子檔案分類(lèi)方案執(zhí)行，可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或分類(lèi)方案有：a）文書(shū)類(lèi)電子文件的分類(lèi)整理按照 DA/T 22執(zhí)行,；b）科技類(lèi)電子文件應(yīng)按照 GB/T 11822—2008,、DA/T 28—2002、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等進(jìn)行分類(lèi)；c）專(zhuān)業(yè),、郵件,、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體等類(lèi)電子文件可參照DA/T 22等要求進(jìn)行分類(lèi),。有其他專(zhuān)門(mén)規(guī)定的,，從其規(guī)定；d）聲像類(lèi)電子文件應(yīng)按照年度——保管期限——業(yè)務(wù)活動(dòng),，或保管期限——年度——業(yè)務(wù)活動(dòng)等分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi),。7.2.6 應(yīng)在整理過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫(kù)建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)，涉密紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)的錄入應(yīng)符合國(guó)家保密管理要求,，目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)參照6.2.2 a）給出的要求執(zhí)行,。7.2.7 應(yīng)在分類(lèi)方案下按照業(yè)務(wù)活動(dòng)、形成時(shí)間等關(guān)鍵字,，對(duì)電子文件元數(shù)據(jù),、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件,、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系,。7.2.8 應(yīng)按規(guī)則命名電子文件，命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系與排列順序,，能通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián),，具體要求如下：a）應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名,；b）在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公,、繪圖等類(lèi)應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整,、準(zhǔn)確的電子文件題名命名,；c）聲像類(lèi)電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的計(jì)算機(jī)文件名。7.2.9 可參照分類(lèi)方案在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件,，完成整理活動(dòng),。
8.1.1 電子文件形成或辦理部門(mén)、檔案部門(mén)可在歸檔過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng),、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn),、鑒定、登記,、填寫(xiě)電子文件歸檔登記表（見(jiàn)表A.1）等主要?dú)w檔程序,。8.1.2 應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門(mén)類(lèi),、形成年度,、保管期限,、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。8.1.3 應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性,、可靠性,、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%,，包括：a）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成,、收集和歸檔符合制度要求；b）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng),，數(shù)量準(zhǔn)確且齊全,、完整；c）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合8.3,、8.4給出的要求,；d）以專(zhuān)有格式歸檔的，其專(zhuān)用軟件,、技術(shù)資料等齊全,、完整；f）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸,、移交；g）電子文件無(wú)病毒,，電子文件離線存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)病毒,、無(wú)損傷、可正常使用,。8.1.4 檔案部門(mén)應(yīng)將清點(diǎn),、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)，自動(dòng)采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù),，通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為,，登記歸檔電子文件,。8.1.5 應(yīng)依據(jù)清點(diǎn)、鑒定結(jié)果,，按批次或歸檔年度填寫(xiě)電子文件歸檔登記表（見(jiàn)表A.1）,，完成電子文件的歸檔。8.2.1 電子文件形成或辦理部門(mén)應(yīng)定期將已收集,、積累并經(jīng)過(guò)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門(mén)提交歸檔,，歸檔時(shí)間最遲不能超過(guò)電子文件形成后的第2年6月。8.2.2 應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì),，采用在線歸檔或離線歸檔方式,，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)客戶(hù)端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔,。8.2.3 應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實(shí)際,，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書(shū)面說(shuō)明,，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：b）中間數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔接口,；c）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu),。8.3.1 電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開(kāi)放、不綁定硬軟件,、顯示一致性,、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能,，能夠支持同級(jí)國(guó)家綜合檔案館向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換,。8.3.2 電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔,，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式,。版式文件格式應(yīng)按照DA/T 47—2009執(zhí)行，可采用PDF,、PDF/A格式,。8.3.3 以文本、位圖文件形成的文書(shū),、科技,、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：a）電子公文正本、定稿,、公文處理單應(yīng)以版式文件格式,，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件,、RTF,、WPS、DOCX,、JPG,、TIF、PNG等通用格式歸檔,；或b）電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件,。8.3.4 在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過(guò)程中形成的科技類(lèi)電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：a）二維矢量文件以SVG、SWF,、WMF,、EMF、EPS,、DXF等格式歸檔,；b）三維矢量文件,，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按8.3.4 a）給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔,。8.3.5 以數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的科技,、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：a）以ET,、XLS,、DBF、XML等任一格式歸檔,，或b）參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式,，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。8.3.6 照片類(lèi)電子文件以JPG,、TIF等格式歸檔,；錄音類(lèi)電子文件以WAV、MP3等格式歸檔,；錄像類(lèi)電子文件以MPG,、MP4、FLV,、AVI等格式歸檔,，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件,。8.3.7 公務(wù)電子郵件以EML格式,，網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件以HTML等格式歸檔,。8.3.8 專(zhuān)用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔,。8.4.1 應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。8.4.2 經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門(mén)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式：a）選擇8.2.3 a）或8.2.3 c）所述歸檔接口時(shí),，可以ET,、XLS、DBF,、XML等任一格式歸檔,；b）選擇8.2.3 b）所述歸檔接口時(shí)，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)推送至中間數(shù)據(jù)庫(kù),，也可再由中間數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)文件,。8.4.3 聲像類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù),、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公,、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件，可以ET,、XLS,、DBF等格式歸檔,。 8.5.1 應(yīng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理審核、編制檔號(hào)等編目活動(dòng),。8.5.2 應(yīng)對(duì)整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類(lèi)結(jié)果進(jìn)行審核和確認(rèn),，對(duì)不合理或不準(zhǔn)確的應(yīng)進(jìn)行修正。8.5.3 應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上,，對(duì)電子檔案,、紙質(zhì)檔案重新排序，并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級(jí)檔號(hào),。8.5.4 應(yīng)采用文件級(jí)檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為電子檔案及其組件重命名,，同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。8.5.5 應(yīng)按照DA/T 18—1999以及6.2.4給出的要求對(duì)電子檔案,、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄,，規(guī)范、客觀,、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征,。8.5.6 完成整理編目后，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù),、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫(kù),，并參照7.2.9給出的要求分類(lèi)、有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件,。8.6.1 應(yīng)按照DA/T 13—1994等標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案全程管理要求確定檔號(hào)編制規(guī)則,。8.6.2 應(yīng)采用同級(jí)國(guó)家綜合檔案館檔號(hào)編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號(hào),。8.6.3 檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案,。8.6.4 以檔號(hào)作為電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí),、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件,。
9.1.1 應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。9.1.2 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾,，分門(mén)別類(lèi),、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑,。9.1.3 在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案,，定期掃描、診斷硬磁盤(pán),，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置,。9.2.1 應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子檔案的真實(shí),、完整,、可用和安全基礎(chǔ)上,，統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗裕瑢?shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù),、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù),、日志數(shù)據(jù)等備份管理。9.2.2 電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下：a）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份,，應(yīng)定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù),、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份,；b）電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí),，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的熱備份；c）本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí),，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù),、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入規(guī)劃之中，進(jìn)行同步分析,、設(shè)計(jì)和建設(shè),。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T 20988—2007等標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。a）應(yīng)采用一次寫(xiě)光盤(pán),、磁帶,、硬磁盤(pán)等離線存儲(chǔ)介質(zhì)，參照GB/T 2828.1—2012,、GB/T 12628—2008,、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995,、DA/T 38—2008等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù),、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份,；b）電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套,。可根據(jù)異地備份,、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實(shí)際情況,，制作第二套、第三套離線存儲(chǔ)介質(zhì),，并在裝具上標(biāo)識(shí)套別,；c）應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào),，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)備份對(duì)象和相應(yīng)的說(shuō)明文件,，標(biāo)識(shí)離線存儲(chǔ)介質(zhì)。禁止在光盤(pán)表面粘貼標(biāo)簽；d）離線存儲(chǔ)介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外,，還應(yīng)符合下列條件：——應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦,、劃,、觸摸記錄涂層；——應(yīng)裝盒,，豎立存放或平放,，避免擠壓；——應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),、強(qiáng)熱源,，并與有害氣體隔離；——保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤(pán)17℃～20℃,，磁性載體15℃～27℃,；相對(duì)濕度選定范圍：光盤(pán)20%～50%，磁性載體40%～60%,。具體要求見(jiàn)DA/T 15—1995,、DA/T 38—2008。e）電子檔案或電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份,；f）應(yīng)定期對(duì)磁性載體進(jìn)行抽樣檢測(cè),，抽樣率不低于10%；抽樣檢測(cè)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測(cè),，并立即對(duì)發(fā)生永久性誤差的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新,；g）對(duì)光盤(pán)進(jìn)行定期檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果超過(guò)三級(jí)預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即實(shí)施更新,；h）離線存儲(chǔ)介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時(shí),，應(yīng)立即將其中存儲(chǔ)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲(chǔ)介質(zhì)之中；i）確認(rèn)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的復(fù)制,、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)成功時(shí),，再按照相關(guān)規(guī)定對(duì)原離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施破壞性銷(xiāo)毀。應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理活動(dòng)進(jìn)行登記,，登記內(nèi)容參見(jiàn)表A.2,。9.3.1 電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。9.3.2 應(yīng)根據(jù)工作崗位,、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限,。9.3.3 利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽,、復(fù)制,、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。9.3.4 電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借,，其使用應(yīng)在檔案部門(mén)的監(jiān)控范圍內(nèi),。9.3.5 對(duì)電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定,，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施,。9.4.1 應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門(mén)類(lèi)電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。9.4.2 可按檔案門(mén)類(lèi),、年度,、保管期限、密級(jí),、卷數(shù),、件數(shù)、大小,、格式,、時(shí)長(zhǎng)、銷(xiāo)毀,、移交等要素,，對(duì)室藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。9.4.3 可按年度,、檔案門(mén)類(lèi),、保管期限、卷數(shù),、件數(shù),、利用人次、利用目的,、復(fù)制,、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。9.5 電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)9.5.1 應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過(guò)程中持續(xù)開(kāi)展電子檔案元數(shù)據(jù)采集,、備份,、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動(dòng)。9.5.2 實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新,、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí),，應(yīng)自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù),，包括信息系統(tǒng)描述,、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn),、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn),、技術(shù)參數(shù)等,。9.5.3 應(yīng)參照GB/T 26163.1—2010等標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)并自動(dòng)采集電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的電子檔案管理過(guò)程包括登記,、格式轉(zhuǎn)換,、遷移、鑒定,、銷(xiāo)毀,、移交等，具體見(jiàn)8.1.4,、10.2.5、10.3.4給出的要求,。9.5.4 應(yīng)通過(guò)備份,、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù),，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù),，具體見(jiàn)9.2、10.2,、10.3.4給出的要求,。9.5.5 應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程元數(shù)據(jù),，對(duì)題名,、責(zé)任者、文件編號(hào),、日期,、人物、保管期限,、密級(jí)等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定,，修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。9.5.6 應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù),。
10.1.1 應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定和解密審查,，鑒定、審查程序應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定,。10.1.2 檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷(xiāo)毀鑒定,，提出被鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷(xiāo)毀意見(jiàn)，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén),。銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)審核,、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。10.1.3 電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門(mén),、保密部門(mén)共同實(shí)施,，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén),。解密審查意見(jiàn)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施,。10.1.4 應(yīng)根據(jù)電子檔案所標(biāo)密級(jí)并結(jié)合國(guó)家有關(guān)政策,、要求，參照GB/T 7156—2003等標(biāo)準(zhǔn)定期對(duì)涉密電子檔案進(jìn)行密級(jí)審查,，實(shí)施解密,、延長(zhǎng)保密期限或提升密級(jí)等處置活動(dòng)。10.1.5 到期電子檔案移交進(jìn)館前,，應(yīng)進(jìn)行解密審查,。10.2.1 應(yīng)在確保電子檔案的真實(shí)、可靠,、完整和可用基礎(chǔ)上,，參照ISO 13008—2012等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。10.2.2 出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí),，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移：a）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí),，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；b）因技術(shù)更新,、介質(zhì)檢測(cè)不合格等原因需更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí),，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；c）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng),、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器,、磁盤(pán)陣列等主要系統(tǒng)硬件,、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級(jí)、更新時(shí),，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng),、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；d）電子檔案管理系統(tǒng)更新時(shí),，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移,。10.2.3 應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險(xiǎn),、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案,，審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測(cè)試,、實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移,、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報(bào)告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟實(shí)施電子檔案及/或元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移,。10.2.4 應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施之后,，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷(xiāo)毀或繼續(xù)留存的處置,。10.2.5 電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動(dòng)應(yīng)記錄于電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中,，并填寫(xiě)電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表（見(jiàn)表A.3）,。10.2.6 重新對(duì)經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。10.3.1 保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交,，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行,。10.3.2 紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門(mén)類(lèi)傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進(jìn)館,，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性,。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T 31、ISO/TR 13028—2010以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行,。10.3.3 電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行,。10.3.4 應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷(xiāo)毀電子檔案,，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過(guò)程元數(shù)據(jù),、日志中自動(dòng)記錄鑒定,、銷(xiāo)毀活動(dòng),，將被銷(xiāo)毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)庫(kù)。10.3.5 應(yīng)銷(xiāo)毀電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì),，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷(xiāo)毀,。實(shí)施銷(xiāo)毀前，應(yīng)對(duì)備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換,。10.3.6 屬于保密范圍的電子檔案,，其銷(xiāo)毀應(yīng)按國(guó)家保密規(guī)定實(shí)施。10.3.7 應(yīng)填寫(xiě)電子檔案銷(xiāo)毀登記表（見(jiàn)表A.4）并歸檔保存,。（資料性附錄）
登記表格式
表A.1 電子文件歸檔登記表
單位名稱(chēng) | |
歸檔時(shí)間 | | 歸檔電子文件門(mén)類(lèi) | |
歸檔電子文件數(shù)量 | 卷 件 張 分鐘 字節(jié) |
歸檔方式 | □在線歸檔 □離線歸檔 |
檢驗(yàn)項(xiàng)目 | 檢驗(yàn)結(jié)果 |
載體外觀檢驗(yàn) | |
病毒檢驗(yàn) | |
真實(shí)性檢驗(yàn) | |
可靠性檢驗(yàn) | |
完整性檢驗(yàn) | |
可用性檢驗(yàn) | |
技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明 登記表,、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn) | |
電子文件形成或辦理部門(mén)（簽章） 年 月 日 | 檔案部門(mén)（簽章） 年 月 日 |
注：歸檔電子文件門(mén)類(lèi)包括：文書(shū),，科技,，專(zhuān)業(yè)，聲像,，電子郵件,，網(wǎng)頁(yè)，社交媒體,，[其他],。
表A.2 電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理登記表
單位名稱(chēng) | |
管理授權(quán) | |
責(zé)任部門(mén) | |
管理類(lèi)型 | □復(fù)制 □更新 □轉(zhuǎn)換 |
源介質(zhì)描述 （類(lèi)型、品牌,、參數(shù),、數(shù)量等） | |
目標(biāo)介質(zhì)描述 （類(lèi)型,、品牌、參數(shù),、數(shù)量等） | |
完成情況 （操作前后電子檔案及其元數(shù)據(jù)內(nèi)容,、 數(shù)量等一致性情況） | |
管理起止時(shí)間 | |
操作者 | |
填表人（簽名） 年 月 日 | 審核人 （簽名） 年 月 日 | 單位（簽章） 年 月 日 |
表A.3 電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表
單位名稱(chēng) | |
管理授權(quán) | |
責(zé)任部門(mén) | |
管理類(lèi)型 | □格式轉(zhuǎn)換 □遷移 |
源格式或系統(tǒng)描述 | |
目標(biāo)格式或系統(tǒng)描述 | |
完成情況 （操作前后電子檔案及其元數(shù)據(jù)內(nèi)容、 數(shù)量一致性情況等） | |
操作起止時(shí)間 | |
操作者 | |
填表人（簽名） 年 月 日 | 審核人（簽名） 年 月 日 | 單位（簽章） 年 月 日 |
表A.4 電子檔案銷(xiāo)毀登記表
單位名稱(chēng) | |
銷(xiāo)毀授權(quán) | |
被銷(xiāo)毀電子檔案情況 （范圍,、數(shù)量,、大小等） | |
在線存儲(chǔ)內(nèi)容銷(xiāo)毀說(shuō)明 | |
異地容災(zāi)備份內(nèi)容銷(xiāo)毀說(shuō)明 | |
離線存儲(chǔ)介質(zhì)銷(xiāo)毀說(shuō)明 | |
銷(xiāo)毀起止時(shí)間 | |
操 作 者 | |
填表人 （簽名） 年 月 日 | 審核人 （簽名） 年 月 日 | 單位（簽章） 年 月 日 |